Альбом формы документов

Большая Энциклопедия Нефти и Газа

Альбом формы документов

Cтраница 1

Альбом форм документов содержит формы РќРЎР�.  [1]

Альбом форм документов содержит формы документов, включенные РІ табель, Рё закрепляет результаты проведенной унификации состава Рё форм документов организации РїРѕ функциям управления.  [2]

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах; бумажном и электронном.

Подлинник РЅР° бумажном носителе РІ качестве эталонного образца хранится РІ службе делопроизводства организации ( канцелярии), электронная РєРѕРїРёСЏ – РІ подразделении, отвечающем Р·Р° разработку Рё применение Табеля Рё Альбома форм документов. Электронные РєРѕРїРёРё Табеля Рё Альбома форм документов должны быть РЅР° каждом автоматизированном рабочем месте.  [3]

Альбом форм документов содержит формы документов, включенные РІ табель, Рё закрепляет результаты проведенной унификации состава Рё форм документов организации РїРѕ функциям управления.  [4]

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах; бумажном и электронном.

Подлинник РЅР° бумажном носителе РІ качестве эталонного образца хранится РІ службе делопроизводства организации ( канцелярии), электронная РєРѕРїРёСЏ – РІ подразделении, отвечающем Р·Р° разработку Рё применение Табеля Рё Альбома форм документов. Электронные РєРѕРїРёРё Табеля Рё Альбома форм документов должны быть РЅР° каждом автоматизированном рабочем месте.  [5]

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно СЃ подготовкой Табеля форм документов Рё рассматривать Альбом форм какдополнение кТабелю, хотя работы РїРѕ унификации форм документов РјРѕРіСѓС‚ вестись Рё независимо РѕС‚ разработки Табеля форм документов.  [6]

Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации.  [7]

Примерная форма табеля документов.  [8]

Наряду СЃ разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные РІ табель, Рё закрепляющий результаты проведенной унификации состава Рё форм документов организации.  [9]

Результаты унификации состава документов получают закрепление РІ Табеле форм документов, применяемых РІ деятельности организации, Р° результаты унификации форм документов – РІ Альбоме форм документов, применяемых РІ деятельности организации.  [10]

Результаты унификации состава документов получают закрепление РІ Табеле форм документов, применяемых РІ деятельности организации, Р° результаты унификации форм документов – РІ Альбоме форм документов, применяемых РІ деятельности организации.  [11]

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах; бумажном и электронном.

Подлинник РЅР° бумажном носителе РІ качестве эталонного образца хранится РІ службе делопроизводства организации ( канцелярии), электронная РєРѕРїРёСЏ – РІ подразделении, отвечающем Р·Р° разработку Рё применение Табеля Рё Альбома форм документов. Электронные РєРѕРїРёРё Табеля Рё Альбома форм документов должны быть РЅР° каждом автоматизированном рабочем месте.  [12]

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах; бумажном и электронном.

Подлинник РЅР° бумажном носителе РІ качестве эталонного образца хранится РІ службе делопроизводства организации ( канцелярии), электронная РєРѕРїРёСЏ – РІ подразделении, отвечающем Р·Р° разработку Рё применение Табеля Рё Альбома форм документов. Электронные РєРѕРїРёРё Табеля Рё Альбома форм документов должны быть РЅР° каждом автоматизированном рабочем месте.  [13]

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа.

Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа.

Р’ любом случае массив отобранных форм документов РІ дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.  [14]

Страницы:      1

Источник: https://www.ngpedia.ru/id664370p1.html

Глава 2.4. Табель и альбом форм документов бухгалтерии: назначение,

Альбом формы документов

Важное место в обеспечении требуемой эффективности управления бухгалтерской документацией предприятия занимают табель форм и альбом форм документов бухгалтерской службы.

И здесь нам вновь не обойтись без знакомства с соответствующими определениями.

Табель форм документов – это подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами перечень унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами.

Функциональное назначение табеля форм документов представлено на рис. 2.7.Функциональное назначение табеля форм документов Рис. 2.7Альбом унифицированных форм документов – это подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами сборник унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами предприятия. Функциональное назначение альбома форм документов представлено на рис. 2.8.Функциональное назначение альбома форм документов Рис. 2.8

Подготовку табеля и альбома форм документов бухгалтерской службы целесообразно производить одновременно . Основные этапы разработки табеля форм и альбома форм представлены на рис. 2.9.
На основе табелей и альбомов структурных подразделений в дальнейшем формируются табель форм и альбом форм документов предприятия.

Основные этапы разработки табеля форм и альбома форм Рис. 2.9Подготовку проектов табеля форм и альбома форм организует начальник группы бухгалтерского делопроизводства во взаимодействии со службой делопроизводства предприятия. При необходимости к этой работе могут привлекаться и другие сотрудники бухгалтерской службы.

Предварительное изучение применяемых в бухгалтерской службе форм документов позволяет разработчикам установить соответствие состава бухгалтерской документации задачам документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы, а также ее текущим и перспективным потребностям в различных видах документированной информации.

В ходе предварительного изучения определяется (уточняется) состав и содержание задач документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы, а также степень соответствия состава и вида форм документов, применяемых бухгалтерской службой, этим задачам.

По итогам предварительного изучения разработчиками формулируются предложения по оптимизации состава документации бухгалтерской службы посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативно-правовых актов, организационно- распорядительных и нормативно-методических документов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти), а также локальных актов предприятия по вопросам бухгалтерского делопроизводства. При этом принимаются во внимание и специфические потребности бухгалтерской службы в отдельных видах документированной информации и (или) формах бухгалтерских документов.На следующем этапе разработчиками производится уточнение состава и вида форм бухгалтерских документов, подлежащих включению в табель и альбом. В ходе этой работы:

выявляются формы бухгалтерских документов, не отвечающих действующим на предприятии требованиям (в т.ч.

устаревшие, несовершенные с точки зрения автоматизированной обработки и т.п.);определяются формы бухгалтерских документов, нуждающихся в корректировке; устанавливаются формы бухгалтерских документов, подлежащих разработке “с нуля” в связи с изменениями в нормативно-правовой базе делопроизводства, а также в составе и содержании задач по документационному обеспечению деятельности бухгалтерской службы;в предварительные перечни, на основе которых в дальнейшем будут разрабатываться проекты табеля и альбома, включаются новые формы бухгалтерских документов.Перечисленные мероприятия обычно выполняются на основе анализа документации бухгалтерской службы, образовавшейся в предшествующие два-три года ее деятельности. В итоге разрабатывается уточненный перечень форм документов и карты на каждый документ, подлежащий включению в табель (альбом). В картах указываются сведения о полном наименовании формы документа, ее функциональной (структурной) принадлежности, а также об основных этапах подготовки документа: структурном подразделении (должностном лице) бухгалтерской службы – разработчике проекта, необходимости внешнего и внутреннего согласования, порядке удостоверения документа (подписание, утверждение, проставление оттиска печати и т.п.), адресате (адресатах) документа, особенностях регистрации документа, обеспечении контроля за его подготовкой, месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается за пределы предприятия). На основе последующего изучения совокупности карт:устанавливается окончательный состав бухгалтерских документов, подлежащих включению в табель (альбом);производится предварительный отбор образцовых (эталонных) форм соответствующих документов в бумажном и (или) электронном представлении.

Уточнение структуры табеля и альбома производится с целью определения способа их структуризации, а также для предварительного распределения форм бухгалтерских документов в соответствии с предполагаемой структурой табеля (альбома). Поясним, что в большинстве случаев такая структуризация производится либо по функциональному принципу, либо по принципу прямой связи .
См.

в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД “Комплекс нормативно- методических документов по документированию кадровой работы” (2002 г.).

Функциональный принцип предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с реальными функциями управления деятельностью предприятия и решаемыми в рамках соответствующих функций задач документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы.

В свою очередь, принцип прямой связи предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с фактической организационной структурой бухгалтерской службы. Возможен и комбинированный способ структуризации, основанный на взаимном сочетании названных принципов.

В этом случае структура табеля (альбома) может быть организована по управленческим функциям, а “внутри” этих функций – по подразделениям, участвующим в их реализации.В итоге формируется предварительный перечень разделов (частей) табеля (альбома).

Уточним, что для структуры, организованной по функциональному принципу, в качестве рабочих названий заголовков разделов (частей) обычно принимаются наименования соответствующих управленческих функций (комплексов управленческих задач), а для структуры, организованной по принципу прямой связи, – наименования соответствующих подразделений.

На следующем этапе разработчики приступают непосредственно к подготовке проектов табеля и альбома, используя для этого соответствующие бланки. Примерные формы бланков представлены на рис. 2.10 и 2.11. Примерная форма табеля форм документов Наименование формы Кодформы Имяфайлаформы Ктоготовит Согласование Подпись Утверждение Оттиск печати Месторегистрации ОКУД ЛК 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Рис. 2.

10 Пример титульного листа альбома форм документовЗакрытое акционерное общество “Сириус” Бухгалтерская службаУтверждаю Генеральный директор личная подпись Д.Е. Жуков 00.00.0000Альбом форм документовг. Новосибирск, 2009 г.Рис. 2.

11В общем случае разработка проектов табеля и альбома включает: выбор способа представления информации о формах бухгалтерских документов; определение состава данных о формах бухгалтерских документов, порядка их оформления; определение способа оформления титульных страниц табеля (альбома), их служебных разделов (частей).Как правило, табель форм документов составляется в табличной форме.

В таблице указываются: номер по порядку; наименование формы документа;код формы документа в соответствии с ОКУД или локальным классификатором управленческой документации (ЛКУД);наименование структурного подразделения (должностного лица), ответственного за исполнение проекта документа;особенности подготовки проекта документа (необходимость его согласования, порядок представления на подпись или утверждение, обязательность его удостоверения посредством оттиска печати и др.).При необходимости в соответствующих графах таблицы могут указываться сведения о месте регистрации документа, обеспечении контроля за его исполнением, сроке исполнения документа, месте хранения его подлинника и копий, адресатах документа, сроках хранения и т.п. Расположение документов в пределах разделов (частей) табеля производится либо в логической последовательности (основной документ и приложения к нему), либо в соответствии с нумерацией документов по ОКУД (ЛКУД) (по возрастанию номеров).

Составление альбома форм документов обычно производится во вторую очередь и, по сути, сводится к последовательному расположению форм бухгалтерских документов в точном соответствии с окончательной структурой табеля. При этом подразумевается, что формы документов предварительно выбраны из числа соответствующих образов (примеров) либо разработаны в соответствии с действующим на предприятии порядком .
Формы одних и тех же бухгалтерских документов в бумажном и электронном видах должны быть идентичны друг другу.Выбор окончательных вариантов проектов табеля и альбома производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми и оформлению бухгалтерской документации, а также с учетом состава и содержания задач документационного обеспечения деятельности бухгалтерской службы. Разработчиками должен также приниматься во внимание порядок применения табеля (альбома) структурными подразделениями (должностными лицами) в повседневной работе.Согласование и, в необходимых случаях, уточнение проектов табеля и альбома производится со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, уполномоченными производить подготовку и (или) обработку бухгалтерских документов. В процессе согласования заинтересованные стороны вправе вносить мотивированные предложения, направленные на совершенствование как проектов табеля (альбома) в целом, так и форм отдельных документов. Окончательно уточненные по содержанию и структуре проекты надлежащим образом оформляются, после чего представляются на рассмотрение главного бухгалтера (руководителя бухгалтерской службы). Подписанный проект передается в службу делопроизводства предприятия, которая на основе документов структурных подразделений формирует табель форм и альбом форм документов предприятия.

После утверждения табеля и альбома форм документов предприятия соответствующие выписки передаются в бухгалтерскую службу для применения в практической деятельности. При необходимости выписки тиражируются в необходимом количестве экземпляров – например, по числу структурных подразделений в составе бухгалтерской службы .
Допускается применение в практической работе как бумажных, так и электронных версий указанных документов.Отметим в заключение, что в процессе деятельности бухгалтерской службы в табель (альбом) форм документов могут вноситься необходимые уточнения. Как правило, это допускается в следующих основных случаях:при изменениях в законодательстве;при введении в действие нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов по вопросам бухгалтерского делопроизводства федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти), а также соответствующих локальных актов предприятия;при изменениях в системе управления деятельностью бухгалтерской службой и (или) ее организационной структуре.

При наличии соответствующих оснований в табель (альбом) могут включаться формы документов, необходимость в применении которых бухгалтерской службой обусловлена соображениями практической целесообразности. Кроме того, из состава табеля (альбома) должны регулярно исключаться формы документов, не отвечающих требованиям нормативно-правовой базы делопроизводства, либо не удовлетворяющих потребностям бухгалтерской службы в обеспечении документированной информацией соответствующего вида .
Все изменения и дополнения в табель (альбом) вступают в силу после утверждения руководителем предприятия по представлению службы делопроизводства, рассматривающей соответствующие обращения руководителей структурных подразделений.

  1. Глава 2.3. График документооборота бухгалтерии: назначение, порядок разработки и уточнения
  2. Глава 2.2. Номенклатура дел бухгалтерии: назначение, порядок разработки и уточнения
  3. 3.3. Положение о бухгалтерии, содержание, порядок разработки и утверждения
  4. 3.2. Должностные инструкции работников бухгалтерии, их содержание, порядок разработки
  5. Тема 7. Делопроизводство бухгалтерии, порядок хранения документов, учетных регистров и отчетности
  6. Глава 3.4. Требования к оформлению документов бухгалтерии
  7. 13.3. Финансовый план: анализ, разработка, уточнение, стыковка, осуществление
  8. Глава 3.2. Требования к структуре документов бухгалтерии
  9. Глава 3.1. Требования документов бухгалтерии
  10. Глава 3.3. Требования к стилю изложения документов бухгалтерии
  11. 7.2. Если ваш бухгалтер «ушел» со всеми документами (случай полного и частичного отсутствия документов)
  12. Глава 2.7. Организация работы с делами (документами) бухгалтерии, состоящими на текущем хранении
  13. Глава 2.8. Организация подготовки дел (документов) бухгалтерии к передаче в архив предприятия
  14. Глава 2.10. Особенности обеспечения сохранности сведений, составляющих коммерческую тайну, в составе документов бухгалтерии
  15. Профессиональные организации судовладельцев и грузовладельцев. Балтийский и международный морской совет (БИМКО). Разработка стандартных форм чартеров
  16. КАРТЕЛЬ (от итал. carta – бумага, документ; англ. и фр. cartel) – одна из форм монополистического объединения
  17. Ч а с т ь 4. ИСПОЛНЕНИЕ И УТОЧНЕНИЕ БЮДЖЕТАГ л а в а 17 Общие положения процесса исполнения и уточнения бюджета
  18. 7.2. Организация хранения документов бухгалтерии в архиве
  19. 2.2.Прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от занимаемой должности главного бухгалтера
  20. 1. Порядок назначения на должность нотариуса

Источник: https://inlib.biz/vse-predprinimatelstve_758/tabel-albom-form-dokumentov-buhgalterii-20051.html

Оформляем альбом унифицированных форм

Альбом формы документов

“Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2008, N 11

Оформляем альбом унифицированных форм

Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации в части кадрового документооборота.

Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.

Словарь кадрового делопроизводства. Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Альбом форм – сборник типовых форм действующих документов и указаний по их заполнению.

Разработка альбома унифицированных форм документов для конкретной организации должна включать несколько этапов:

1. Постановка задачи, которая включает в себя определение назначения альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации.

2. Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов:

– определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

– установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

– унификация текстов документов.

4. Формирование альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в альбом.

Словарь кадрового делопроизводства. Унификация документов (лат. uni – один и facere – делать) – процедура установления единообразия в оформлении и содержании текстов документов, приведение документов к единой форме.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Для удобства применения формы документы в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам.

Наряду с такими функциональными задачами, как учет типовых хозяйственных договоров или создание, реорганизация, ликвидация подразделений организации, представляется важным решение задач учета движения персонала и сопровождения кадров.

В составе кадровой документации организации может быть выделено несколько групп в зависимости от ее функционального назначения:

– организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;

– распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

– персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;

– учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;

– плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;

– отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Для унификации кадрового документооборота в организации может быть разработан отдельный альбом унифицированных форм документов по учету и сопровождению кадров. Он должен быть утвержден руководителем организации и является обязательным для работников организации. В данный альбом могут быть включены как унифицированные формы, утв.

Госкомстатом России, так и унифицированные формы с изменениями и дополнениями, внесенными использующей их организацией. Однако такие изменения не должны касаться реквизитов (код, номер формы, наименование документа), так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом организации (Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

Примерный образец

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ЗАО “Русский лен” │

│ │

│ Приказ │

│ Дата составления Номер документа│

Источник: https://hr-portal.ru/article/oformlyaem-albom-unificirovannyh-form

Альбом форм документов организации

Альбом формы документов

Альбом форм документов организации — это сборник эталон­ных унифицированных форм документов, применяемых для доку­ментирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа – это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифи­цированным текстом.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одно­временно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов – регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унифика­цию документов организации. Унификация форм документов за­ключается в:

определении информации, необходимой и достаточной для ре­шения конкретных задач управления;

установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неис­пользуемых показателей;

унификации текста документа.

Разработка унифицированных форм документов включает сле­дующие этапы:

формирование объекта унификации – исходного массива доку­ментов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);

анализ документов и обобщение результатов анализа;

разработка эталонных образцов унифицированных форм и фор­мирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повто­ряемости.

Для разработки унифицированных форм документов ис­пользуются образцы документов, отложившиеся в архиве организа­ции, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов (см. раздел 6.

2), при этом для каждой типовой си­туации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает на­дежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и по­следовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации.

Постоянная информация – повторяющаяся, общая для все доку­ментов унифицируемой совокупности, переменная — информация, индивидуальная для каждого конкретного документа.

В унифици­рованной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать раз­личные формы представления, например текст в форме трафарета и таблицы и др.

Трафарет – форма представления грамматически связного текс­та, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначен­ные для заполнения их переменной информацией. Например:

Таблица – форма представления унифицированного текста, со­держащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объек­тов по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления инфор­мации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки.

Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблице – крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, – в заголовках граф, информаци­онные показатели (переменная часть табличного текста) – в централь­ной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф:

Заголовок строк заголовки граф
Под заго лов ки гра ф
(конкретные
наименования
объектов)

Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовок строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются максимально лако­ничным образом в виде слова или словосочетания с главным словом в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускается применять общепринятые сокращения и услов­ные обозначения: кол-во – количество, ед. изм. – единица измере­ния, №, % и др.

Показатели таблицы – переменная информация, как правило, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься и словесные отметки, например:

Получатель   N° платежного поручения Дата оплаты   Сумма (руб.)  
1. ООО «Весна» 2. 000 «Гранат» 3. ЗАО «Теплый стан»  

Источник: https://lektsii.com/1-130418.html

Обязана ли организация иметь в наличии альбом и табель унифицированных форм документов? Кондакова Н

Альбом формы документов

В п. 17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, сказано, что для сокращения количества применяемых форм документов организация может разрабатывать унифицированные формы документов, которые включаются в табель унифицированных форм документов организации.

Данное указание следует рассматривать, скорее, как рекомендацию, поскольку в законодательстве не содержится прямой обязанности организации разрабатывать табель или альбом форм документов.

Однако если специалисту по кадрам будет поручена работа по оптимизации документооборота, унификации форм документов, исключению из оборота документов, дублирующих одни и те же операции, то без табеля и альбома форм документов решить поставленные задачи будет трудно.

Для каждой кадровой операции предназначен свой документ

В повседневной деятельности специалисты по кадрам или работники, на которых возложены функции по ведению кадрового делопроизводства, составляют документы. Часть из них оформляется с использованием унифицированных форм, еще часть – в произвольной форме. Встречаются и такие документы, которые просто скачаны из Интернета.

Очевидно, что чем меньше у работника кадров в наличии образцов и примеров, тем большее количество документов он будет составлять в произвольном порядке.

От редакции:

В рубрике «Полезная документация» журнала «Я – специалист по кадрам» вы можете найти образцы заполненных кадровых документов, необходимых для оформления разных аспектов трудовых правоотношений. Практически все документы имеют комментарии по их составлению в соответствующих публикациях.

И все же мы не рекомендуем использовать документы, составленные в произвольной форме, а также размещенные в свободном доступе в Интернете, так как в результате такого «неупорядоченного» делопроизводства создается значительное число документов, не соответствующих в полной мере функциям, выполняемым как самими документами, так и всей организацией.

При проектировании форм кадровых документов руководствуйтесь Государственным стандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 

Унификация состава и форм документов

Главное условие сокращения объема используемых документов – упорядочение документообразования. Одним из наиболее эффективных методов сокращения видового разнообразия документов, создаваемых в организации, является унификация и стандартизация управленческих документов, определение видов документов, необходимых для документального оформления конкретных управленческих функций.

В результате унификации из состава документов исключаются формы, не вызванные действительными потребностями управления, благодаря чему он может быть значительно сокращен.

Справочно: унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных ситуаций, разработка единых форм и правил их составления. Результатом унификации документов организации становятся унифицированные формы документов.

ЭТО ВАЖНО! Унифицированная форма документа – это бланк с реквизитами, обязательными для данной разновидности документа, и унифицированным текстом.

Табель форм документов

Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Справочно: табель форм документов – это перечень разрешенных к применению в организации унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

Табель форм документов предназначен:

– для оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином документе, обязательном для исполнения в рамках данной организации;

– классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

– унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов организации;

– унификации форм документов организации.

Рекомендуем разрабатывать табель параллельно с альбомом форм документов, так как именно в альбом нужно будет внести формы документов, указанные в табеле.

Альбом форм документов

Альбом форм документов является логическим продолжением табеля. Он представляет собой сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования всех направлений деятельности организации.

Разработка альбома предполагает унификацию форм документов организации, которая подразумевает:

– определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

– установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

– унификацию текста документа.

Применение табеля и альбома форм документов в деятельности организации обеспечивает:

– соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

– формирование оптимального (необходимого и достаточного) состава форм документов, применяемых в деятельности организации;

– юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;

– оперативность реализации управленческих функций организации;

– сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

Если в организации нет кадровой службы (отдела), то к разработке табеля и альбома, помимо специалиста по кадрам, можно подключить юриста, бухгалтера, работников структурных подразделений, знающих специфику деятельности организации и состав документации, образующейся в их деятельности, а также специалистов сторонних организаций, например, по договору подряда.

ЭТО ВАЖНО! Готовые табель и альбом форм документов необходимо согласовать и утвердить. Выберите для утверждения один из 2 способов:

1) проставление грифа утверждения;

2) издание приказа, которым будут утверждены табель и альбом.

Уже утвержденный табель и альбом доведите до сведения работников организации, которые в дальнейшем будут использовать документы.

В течение календарного года в альбом и табель форм могут вноситься изменения и дополнения. Однако не забудьте, что их необходимо утвердить и согласовать (по необходимости).

Разработка табеля и альбома форм документов займет немало времени, но в дальнейшем позволит значительно сэкономить его при возникновении стандартных управленческих ситуаций, для которых уже заранее будут разработаны как схемы прохождения документов, так и формы закрепления управленческих действий.

Грамотно разработанные и внедренные «корпоративные стандарты» повышают эффективность деятельности организации за счет:

– рационализации деятельности (снижения трудоемкости);

– снижения временных затрат на однотипные операции, что позволяет уделять больше времени на решение нестандартных, творческих задач;

– создания предпосылок для успешной автоматизации за счет заранее подготовленных удобных для организации форм и схем прохождения документов.

Образец табеля смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота

Источник: https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/obyazana-li-organizatsiya-imet-v-nalichi_0000000

Табель и Альбом форм документов организации: назначение, структура, требования к оформлению, порядок внедрения и использования

Альбом формы документов

Табель унифицированных форм документов организации — это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение. В соответствии с ГОСТом Р 51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Разработка и соблюдение “табельных требований документирования” гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов.

Это положение важно во всех случаях, но особенно актуально при документировании трудовой деятельности, так как от неправильно поставленной визы, номера или несвоевременной даты может зависеть судьба человека.

Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД, 1992 г.

): “для сокращения количества применяемых форм документов производится унификация их состава, форм и процессов работы с ними и включение их в Табель унифицированных форм документов организации”. Эта же инструкция приводит примерную форму Табеля унифицированных форм документов организации:

В инструкции указывается также, что Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т. д. В графе “Примечание” рекомендуется помещать дополнительную информацию, например о форме документа, порядке подписания, согласования или утверждения документа и др.

Табель унифицированных форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифицированных форм и текстов документов, который также утверждается руководителем. Табель и Альбом ведутся службой документационного обеспечения управления (делопроизводства) синхронно.

Табель и Альбом составляются и ведутся в письменной (бумажной) и электронной форме.

Табель унифицированных форм документов организации состоит из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.

Так, Табель унифицированных форм документов по личному составу (далее — Табель) составляется как Табель отдела кадров или иного подразделения с аналогичными функциями и задачами и включает в себя формы документов, создающихся преимущественно в этих подразделениях. Кроме форм документов, непосредственно относящихся к личному составу, в Табель включаются такие управленческие формы, как Положение об отделе, должностные инструкции и пр.

При отборе формы унифицируются, т. е. приводятся к единообразию путем проверки их правовой обусловленности, законности использования той или иной формы, закрепления ее в правовом акте. Произвольно созданные работниками формы кадровых документов исключаются.

Тем самым разработка Табеля позволяет решить задачу оптимизации состава применяемых форм документов и их закрепления в едином нормативном документе. Практика показывает, что при унификации форм их количество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс оформления кадровых документов.

Табель позволяет также унифицировать и нормативно закрепить процедуры подготовки (или ее отдельные, наиболее важные этапы) кадровых документов в организации.

При подготовке Табеля упорядочивается в целом документационное обеспечение кадровой службы; создается реальная возможность классификации и кодирования форм кадровых документов на основе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального классификатора, повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.

Унификация формы заключается в установлении обязательных реквизитов данного документа и их расположения на стандартном листе бумаги, а также в выработке стандартного текста документа, соответствующего его функциональному назначению.

Таким образом, Табель предназначен преимущественно для упорядочения документирования кадровой службы на строго правовой и функциональной основе.

Вместе с тем Табель по назначению отличается от таких делопроизводственных документов, как Номенклатура дел и Перечень документов с указанием сроков хранения, традиционно применяемых в делопроизводстве, в том числе в отделах кадров.

Табель разрабатывается под методическим и организационным руководством двух структур: службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) и архива организации.

Соответствующие обязанности фиксируются в положениях об этих структурах. Служба делопроизводства разрабатывает формы Табеля и основные правила его составления в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и унификации их форм и текстов.

Альбом унифицированных форм документов учреждения – совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения в соответствии с Табелем унифицированных форм документов.

При проведении работ по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации разрабатывается Альбом форм документов (вслед за Табелем форм).

При разработке Альбома выполняют следующие этапы.

1.Постановка задачи (определение назначения Альбома и состава документов).

2.Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на две группы: а) имеющие унифицированные формы и б) нуждающиеся в унификации.

3.Унификация форм документов.

4.Формирование Альбома и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.

Источник: https://studopedia.org/14-34575.html

ЗнайПрава
Добавить комментарий