Сопроводительное письмо к документам в прокуратуру образец

Сопроводительное письмо в прокуратуру образец

Сопроводительное письмо к документам в прокуратуру образец

Например, приходит к нам исполнительный лист из суда вместе с сопроводительным письмом, его мы направляем приставам, сопроводительное остается. Служба финансов настаивает на отметке о приеме в журнале учета вх. После сообщения о направлении документов вы можете по ходу текста сопроводительного письма сделать пояснения и высказать просьбы.

Мониторинг правоприменения ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов ульяновской области образцы документов и методические рекомендации в целях ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов ульяновской области направляем вам на бумажных и машиночитаемых носителях копии нормативных правовых актов муниципального образования (указывается наименование муниципального образования) подлежащих включению в регистр, согласно приложению. Письма включаются в переписку по направлениям деятельности, соответственно дела с перепиской могут иметь разные сроки хранения. Надоело использовать только 10 возможностей популярных офисных программ? Пришло время для – можно все самостоятельно изучить.

Есть много случаев, когда очень важно доказать не просто факт отправки, а выдержать конкретный срок. Здравствуйте! Порядок расположения документов сопроводительное письмо, отчет, листы согласования. Отчет такой-то был представлен позже отчетной даты такой-то по причине смены руководства фирмы и возбуждения процедуры банкротства в отношении ооо название.

Подскажите, пожалуйста, на какие нормативные акты можно сослаться при доказательстве руководству того факта, что на указанных в сопроводительном письме документах (договорах и пр. Заранее благодарна! Здравствуйте! Оформляется сопроводительное письмо как любое деловое письмо (образцы на сайте).

Она облегчает обработку почты адресату и в вашей организации, так меньше вероятность потерять приложения. Здравствуйте! Я работаю в госучреждении рк, скоро мое первое судопроизводство, мне надо оформить сопроводительное письмо в суд. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам образец это иллюстрирует.

Квитанции об отправке отчета и служебная записка в дело постоянного хранения не подшиваются.

Письмо в прокуратуру: как составить

ФЗ «О Прокуратуре РФ» ставит перед прокуратурой объемные задачи по надзору за соблюдением законодательства всеми субъектами общественной жизни страны.

Но приоритетная функция структуры – это обеспечение, защита прав человека. Её исполнение в последнее время стало более доступным, оперативным и эффективным.

Статистика свидетельствует о возрастании правозащитной роли прокуратуры: в прошлом году к ней обратилось больше россиян, чем в суды.

Как написать письмо в прокуратуру?

Унифицированных подходов к написанию письма-жалобы в прокуратуру, равно, как и норм, закрепленных законом, не существует. Это может быть и просто «крик души», т.е. письмо написано так, как может написать его юридически не слишком грамотный человек. Реакция прокуратуры должна быть обязательной.

Понятно, что ненормативная лексика в письме присутствовать не должна, что писать на одних эмоциях, без доказательств будет означать клевету. Оформить жалобу можно как сопроводительное письмо прокурору к подготовленными по факту нарушений документами.

Вместе с тем, желательно, чтобы некоторые нормы делопроизводства все-таки соблюдались (так письмо будет весомее).

Как оформить письмо прокурору?

Более подробный образец письма в прокуратуру можно скачать на нашем сайте. Жалобу направляют по почте или приносят в прокуратуру лично. Рассматривается она в течение 3 дней (ст.124 УПК РФ), а при электронной подаче – 7 дней.

Как написать сопроводительное письмо

Эффективное сопроводительное

письмо это один из ключевых

элементов в процессе

трудоустройства

Даже если вы потратили массу времени на написание резюме, не факт, что оно будет прочитано работодателем, если вы не приложили к нему убедительное сопроводительное письмо. Правильно составленное сопроводительное письмо поможет вам подать себя в нужном свете, проявить вашу индивидуальность и вызвать интерес к вашему профессиональному опыту.

Сопроводительное письмо:

  • Не длиннее одной страницы формата А4
  • Обязательно обращение
  • Написано в позитивном ключе я сумею
  • Письмо должно содержать доказательства того, что вы подходите на должность
  • Завершите письмо фразой показывающей ваше желание продолжить общение
  • Без грамматических и орфографических ошибок
  • Образцы сопроводительных писем

    Сопроводительные письма состоят из трех частей:

  • Вступительная часть – обьясните причины написания письма
  • Основная часть – опишите ту ценность, которую вы можете принести потенциальному работодателю
  • Заключительная часть – предложите вариант продолжения общения с потенциальным работодателем
  • Вступительная часть: причины написания письма

    При обращении к лицу, ссылку на которое вы получили в Интернете, укажите ресурс или человека, от которого вы получили эту ссылку.

    Образец сопроводительного письма

    Высылаем в Ваш адрес 2 экземпляра дополнительного соглашения к договору N ____ от _________________ на поставку __________________________.

    Дополнительное соглашение просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение ______________________.

    Сопроводительные письма составляют обычно при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма, как правило, содержат некоторую дополнительную информацию по прилагаемым документам.

    Подтверждая факт отправки, сопроводительное письмо является в то же время надежным средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

    Сопроводительное письмо (образец)

    Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к резюме и должно быть сжатым изложением высылаемого резюме с целью обосновать свои профессиональные и личностные качества на ту должность, на которую претендуете. Текст сопроводительного письма для разных вакансий и организаций может видоизменяться, и составляться в соответствии с запрашиваемой вакансией.

    При составлении сопроводительного письма . необходимо соблюдать следующие принципы:

  • в первом же предложении необходимо написать, о какой вакансии идет речь.
  • писать надо только по существу, длинное письмо до конца читать никто не будет.
  • желательно, чтобы обращение было именным.
  • Что категорически нельзя делать при составлении сопроводительного письма:

    1. Пересказывать и дублировать информацию из резюме.
    2. Заниматься самовосхвалением.
    3. Чрезмерно восхвалять компанию-работодателя.
    4. Использовать разговорный, неформальный тон.
    5. Затягивать сопроводительное письмо и перегружать его излишней информацией.
    6. Допускать орфографические и пунктуационные ошибок.

    Структура образцового сопроводительного письма:

    1. Вступление.
    2. Приветствие (Доброе утро/день, вечер!). Идеальный случай, если Вы знаете, к кому конкретно нужно обращаться в данной организации по вопросу рассмотрения резюме. Персонализированное резюме всегда смотрится несколько более выигрышно.
    3. Упомяните позицию, на которую претендуете, и откуда Вы о ней узнали, источник информации.
    4. Основная часть.
    5. Перечислите причины, по которым Вы хотите работать именно в данной компании. Здесь же можете продемонстрировать владение фактами о её деятельности, истории развития, каких-то значительных проектах ( покопайтесь в прессе и интернете, но не переусердствуйте с объёмом текста). Любому рекрутёру приятно столкнуться с соискателем, который занимается не механической рассылкой резюме по выбранному списку, а творчески подходит к каждому отдельному случаю и тратит время на поиски нужной информации, дабы предстать во всеоружии.
    6. Отметьте свои основные профессиональные навыки, специальные знания и личные качества, которые представят Вас как идеального кандидата на выбранную позицию. При этом тщательно ознакомьтесь с текстом вакансии и указывайте лишь те свои характеристики, которые требуются работодателем. Лишнюю информацию исключайте.
    7. Заключение.
    8. Зафиксируйте последущие шаги. Например, отметьте, что свяжитесь с рекрутёром через несколько дней, чтобы узнать результат рассмотрения Вашей кандидатуры. Лучше, если инициатива будет исходить от Вас – у работодателя возникнет ощущение, что он имеет дело с деловым и целеустремлённым человеком.
    9. Поблагодарите адресата за внимание к Вашей персоне (стандартное: Благодарю Вас за рассмотрение моего резюме).
    10. Ваша подпись и контакты (стандартное: С уважением,/ Александр Сидоров.). В качестве контактов обычно указывают номер мобильного телефона и e-mail.

    На нашем сайте Вы можете скачать Образец сопроводительного письма

    Источники:powerlifting-nn.ru, mosadvokat.org, hudson.ua, forma4.info, www.prostopravo.com.ua

    Источник: http://iskovoepismo.my1.ru/publ/soprovoditelnye_dokumenty/soprovoditelnoe_pismo_v_prokuraturu_obrazec/6-1-0-827

    Образец сопроводительного письма к документам

    Сопроводительное письмо к документам в прокуратуру образец

    Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

    Сопроводительное письмо к документам образец (word)

    Пример сопроводительного письма к форме 3 НДФЛ (word)

    Для чего составляется

    Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

    Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

    1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
    2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
    3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
    4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

    Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

    Образец сопроводительного письма 2019 г

    Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

    1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
    2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
    3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
    • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
    • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
    • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
    1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
    • полное название документа;
    • количество экземпляров;
    • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
    1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
    2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
    • дата принятия документа;
    • общее количество пересылаемых экземпляров;
    • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
    • при необходимости указывают необходимость прошивки.

    Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

    1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
    2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
    3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

    Как зарегистрировать сопроводительное письмо

    Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

    Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

    Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

    Сроки ответа

    Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос.

    С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

    С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее.

    Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней».

    В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

    Процедура хранения

    Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

    В общем случае придерживаются таких правил:

    1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
    2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
    3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
    4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

    Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

    ссылкой:

    (3 3,33 из 5)
    Загрузка…

    Источник: https://2ann.ru/kak-sostavit-soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam/

    Сопроводительное письмо к документам

    Сопроводительное письмо к документам в прокуратуру образец

    Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

    Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

    • подтверждает факт отправки;
    • предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
    • благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

    Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

    Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

    Речевые шаблоны

    Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

    • сообщение о направлении документов,
    • просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

    Первая часть обычно так и начинается:

    • «Во исполнение… направляем вам…»,
    • «Высылаем вам…»,
    • «Представляем вам…».

    Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

    https://www.youtube.com/watch?v=8oYpvn1WCRc

    Вторая часть может содержать следующие слова:

    • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
    • «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
    • «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

    Реквизит «Отметка о наличии приложений»

    Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита.

    Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них.

    Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

    Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

    Пример 1

    Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

    Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

    Показать

    Пример 2

    Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

    Показать

    Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

    Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка.

    И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже.

    Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

    Фрагмент документа

    Показать

    ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

    3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

    Фрагмент документа

    Показать

    Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

    3.16. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

    Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без.

    Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия.

    А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

    Пример 3

    Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

    Показать

    Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

    Пример 4

    Описание сброшюрованного приложения

    Показать

    Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от… №…»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

    Пример 5

    Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

    Показать

    Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

    Пример 6

    Приложение к письму имеет собственное приложение

    Показать

    Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

    Пример 7

    Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

    Показать

    Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

    По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

    Пример 8

    Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

    Показать

    Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений.

    Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию.

    Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

    Подписание и регистрация у отправителя

    Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

    Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

    Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

    А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

    Пример 9

    Сопроводительное письмо

    Показать

    Пример 11

    Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

    Показать

    Сюрприз для заявителей – физических лиц

    Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется.

    А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать.

    Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

    Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

    Просьба ответить в определенный срок

    Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

    Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней1. Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

    Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

    Пример 10

    Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

    Показать

    Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий.

    Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию.

    Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения…

    Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание.

    Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ».

    Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

    Хранение сопроводительных писем

    Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

    Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

    Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено.

    Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений.

    Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

    Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

    * * *

    Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

    Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

    на Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

    Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=13959

    Сопроводительные письма к документам: принципы составления и маленькие хитрости

    Сопроводительное письмо к документам в прокуратуру образец

    Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы. Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.

    Что это и для чего нужно?

    Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.

    Сопроводительное письмо выполняет три задачи:

    1. Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
    2. Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.
    3. Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.

    В каких случаях без этого документа не обойтись?

    • при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
    • при уточнении налоговой декларации;
    • при подаче иска в арбитражный суд;
    • при обращении в банк (в некоторых случаях).

    Разберём перечисленные пункты подробнее.

    Зачем нужно письмо государственным служащим?

    Очень часто такое письмо требуют служащие ФНС. Самое интересное, что в Налоговом кодексе подобных требований нет, и практику сдачи уточнённой декларации вместе с сопроводительным посланием неофициально ввели сами инспекторы. В сопроводительном письме они требуют указывать причины корректировок в отчётности. Причём чем существеннее ошибка, тем больше подробностей придётся разъяснить.

    В идеале предпринимателю нужно дать разъяснения по каждой скорректированной строке декларации. Если их слишком много, то можно указать только итоговые суммы налога, доплаченной задолженности и пеней.

    При доплатах наряду с этими данными в письме необходимо назвать реквизиты соответствующих платёжных поручений (или даже приложить копии самих платёжек).

    В общем, налоговики требуют чуть ли не пространную объяснительную записку, но называется она всё равно сопроводительным письмом. Это некорректно, но что поделать.

    При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению. Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов – выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.п. Все эти документы нужно перечислить в сопроводительном письме, иначе иск не примут из-за нарушения установленного порядка.

    Банки требуют письмо при открытии расчётного счёта или в случаях, когда с фирмой происходят важные изменения (например, меняется состав участников, организационно-правовая форма и т. д.). Во всех этих случаях предприниматель приносит пакет основных документов, перечень которых указывается в сопроводительном послании.

    Структура и реквизиты

    Не следует думать, что сопроводительное письмо – это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения.

    Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо. Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера.

    Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий.

    Структура такова:

    • наверху (в шапке) указываются должность, сведения о фирме (или о территориальном государственном органе) и ФИО получателя и отправителя;
    • ниже проставляется дата составления и номер документа, а затем пишется заголовок;
    • в содержательной части следует обращение к адресату;
    • затем – список приложений;
    • в самом низу – должность, подпись и фамилия с инициалами отправителя.

    Полный список реквизитов выглядит так:

    • наименование вашей организации (полное и сокращённое);
    • справочные данные о фирме;
    • код организации;
    • ОГРН/ИНН;
    • регистрационный номер письма;
    • сведения об адресате (не такие полные, как о вашей фирме – достаточно указать должность, название организации и ФИО);
    • дата;
    • заголовок;
    • подпись;
    • отметки об исполнителе и наличии приложений.

    Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными.

    Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме.

    Заголовок тоже не всегда пишут – его вполне может заменить обращение вроде «Уважаемый Иван Иванович!». А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.

    часть письма – перечень приложений. Текст же краток и включает в себя две части:

    • сообщение о направлении документов;
    • просьба о своевременном ответе (или об ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра – исходя из цели отправки бумаг).

    Текст послания начинается со стандартных фраз:

    • «высылаем Вам»;
    • «представляем Вам»;
    • «направляем Вам».

    Тут же указываются названия документов и их реквизиты: дата и номер. Во второй части письма нужно сообщить получателю, как ему надлежит распорядиться документами. Например:

    • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»;
    • «Просим Вас как можно скорее ознакомиться с высланными актами и сообщить о своём решении»;
    • «Прошу направить ответным письмом один экземпляр надлежащим образом оформленного…»;
    • и т. д.

    Заключительная часть оформляется по стандартной схеме: слева – должность отправителя, справа – ФИО, по центру – подпись. Подписать письмо можете либо вы (как руководитель), либо главный бухгалтер (если речь идёт об учётных документах, а получатель – ИФНС). Ещё в заключительной части можно указать исполнителя, если вы хотите, чтобы получатель адресовал возникшие вопросы к нему.

    Образец сопроводительного письма к документам можно найти и скачать здесь.

    Ещё несколько рекомендаций

    При составлении письма придерживайтесь следующих принципов.

    1. Всегда пишите, с какой целью вы отправляете бумаги и что это означает для адресата. Заставлять его вспоминать, а о чём вы с ним договаривались и зачем ему вообще эти документы, невежливо. Инструктируйте получателя максимально конкретно. Не нужно писать что-то в духе «Пожалуйста, подумайте, что с этим можно сделать». Должна быть ясная цель – подписать, передать третьему лицу, составить на основании полученных бумаг договор. Цель не нужно указывать только в сопроводительных письмах для суда и ИФНС.
    2. После сообщения о документах можно сделать пояснения и высказать дополнительные просьбы. Но все комментарии такого рода должны быть «по делу», то есть касаться только отправляемых документов. Упоминать другие деловые вопросы не стоит.
    3. Иногда адресатов несколько, а некоторые из приложений нужно отправить только одному из них. В таких случаях к соответствующему приложению можно сделать отметку, например «Приложение 3: на 5 л. в 2 экз. только во второй адрес».
    4. Бывают случаи, когда нужно не только доказать факт отправки, но и выдержать конкретный срок. Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.

    Ответственность за своевременное составление и отправку сопроводительного письма ложится на предпринимателя, а организация отправки самих документов – на службу делопроизводства.

    Деловая этика

    Как и в классическом деловом письме, в сопроводительном нельзя забывать об этике. Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму.

    Некоторые руководители любят бесцеремонные фразы в духе «Срок ответа на письмо – 3 рабочих дня». Не стоит так писать. Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма (в соответствии с нормами деловой этики) варьируется от одного до тридцати дней.

    Вы не вправе сокращать его, тем более – столь ультимативно.

    Формулировка «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх дней» вполне допустима. Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать.

    Окончательная фраза будет выглядеть примерно так: «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх рабочих дней, поскольку до 10.10.2015 мы должны предоставить ответ в инспекцию Федеральной налоговой службы».

    Вежливость обязательна не только в сопроводительном письме к документам в арбитражный суд (или в другие гос. органы), но и в послании к контрагентам и другим адресатам.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Сопроводительное письмо к документам в прокуратуру образец

    Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

    КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

    Получить доступ

    Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

    • на фирменном бланке;
    • с указанием даты и регистрационного номера.

    Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

    Раздел письма

    Краткое описание

    Пример

    Вступление

    Краткое содержание

    О направлении ответа на претензию

    Заголовок

    Тема, определяющая его цель

    Сопроводительное письмо передаваемых документов

    Обращение

    Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

    Уважаемый Иван Иванович!

    Цель послания

    Краткая формулировка

    В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

    Основная часть

    Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

    По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.

    Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении.

    Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

    Заключение

    Перечень приложений. Вежливая подпись

    Приложения:

    1. Договор поставки, количество листов.
    2. Товарная накладная, количество листов.
    3. Заказ-наряд, количество листов.
    4. Фото установленного баннера, количество листов.

    Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

    ФИО и контакты исполнителя.

    Пример сопроводительного письма к документам

    Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

    Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

    Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

    Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

    Чего указывать не надо

    Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

    Пример недопустимой формулировкиСледует писать
    «Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
    «Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
    «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
    «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
    «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

    Кто подписывает письмо

    Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

    Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

    При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

    Бланк сопроводительного письма к документам

    Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

    ЗнайПрава
    Добавить комментарий